Jaarverslag 2010
print
Verbeteren organisatie
INK Managementmodel
De Sleutels gebruikt het INK-model, een managementmodel om verbeteringen aan te brengen in de kwaliteit. Een zelfevaluatie eind 2009 zorgde voor de identificatie van een aantal verbeterpunten. Deze zijn in 2010 omgezet in concrete verbeteracties waarbij ondermeer gebruik is gemaakt van klantenpanels en enquêtes onder de huurders om de klantbeleving en behoefte te definiëren. Met de uitkomsten hiervan zijn processen geoptimaliseerd.
Ook binnen het personeelsbeleid zijn de beschreven aandachtsgebieden omgezet in concrete verbetertrajecten ondermeer door:
- De interne communicatievoorziening te optimaliseren. Dit gebeurt door frequente terugkoppeling te geven over besluitvorming in het MT en door medewerkers te informeren over nieuwe ontwikkelingen tijdens teamoverleggen en via intranet.
- Het gezamenlijk (medewerker en leidinggevende) vaststellen van de opleidingsbehoeften aan de hand van het organisatiebeleid, de doelstellingen, het jaarplan en de resultaatgebieden uit de functiebeschrijving en competenties.
- Medewerkers te betrekken bij het schrijven van het ondernemingsplan 2011-2015.
De sleutels werkt aan efficiency
Efficiënt werken
Alle leidinggevenden, key-users en eindgebruikers zijn getraind in het gebruik van het bedrijfsregistratie/informatiesysteem met als doel om de efficiency in het gebruik van het systeem te vergroten.
Digitaliseren
Het digitaliseren van alle inkomende post is, conform de in het jaarplan 2010 gestelde termijn, gerealiseerd. Het project rondom het digitaliseren van de verhuurdossiers uit 2009 is volgens schema afgerond. Er is geen achterstand meer in het digitaliseren van alle actuele huurderdossiers. Hiermee is in 2010 een behoorlijke inhaalslag gemaakt.
Optimaliseren contractbeheer
Alle contracten die van belang zijn voor de bedrijfsvoering van de organisatie zijn binnen één applicatie opgenomen. Hiermee is inzicht in alle contractafspraken (waaronder tijdige signalering bij einddatum contract) en financiële verplichtingen.
Bereikbaarheid
De telefonische bereikbaarheid is vergroot door een aantal aanpassingen in telefooncentrale.
Dienstverlening Interne Zaken
In het vierde kwartaal 2010 is onder de medewerkers een enquête gehouden over de dienstverlening van het team Interne Zaken. 63 Medewerkers vulden de enquête in. Gemiddeld is een 7,2 gescoord. De uitkomsten van de enquête worden gebruikt om de dienstverlening nog beter af te stemmen op de wensen van de interne klant.
Collectieve doelen 2010
In 2010 is een collectieve bonus van 1% als beloning gekoppeld aan een aantal bedrijfsbrede doelen. De resultaten die hiervoor behaald moesten worden, stonden in het teken van terugdringen van het verzuimpercentage, het tijdig registreren van activiteiten in het registratiesysteem en de telefonische bereikbaarheid. Afgesproken was dat twee van de drie gestelde doelen behaald moesten worden. Dit was niet het geval, waardoor de bonus niet is uitgekeerd.
Nieuw intranet
Voor 2010 hadden we ons als doel gesteld een nieuw intranet te lanceren. Een intranet dat informeert en communiceert. December 2010 is het 'nieuwe' intranet live gegaan. Veel organisatiebrede informatie zoals nieuwsberichten, projectinformatie, P&O zaken, formulieren en jaarplannen is terug te vinden op het intranet. De medewerkers van de Sleutels worden extra gestimuleerd intranet te gebruiken en worden actief betrokken bij organisatieonderwerpen. Zo kunnen zij stemmen via een poll en reacties schrijven op nieuwsberichten. Ook kan iedereen het prikbord vullen.
Voor de opzet van het intranet is gebruik gemaakt van twee werkgroepen. De werkgroep inhoud heeft in twee sessies bepaald welke informatie op intranet moet staan en wat een handige structuur hiervoor is. De werkgroep vormgeving bepaalde in twee sessies het visuele aspect en de vormgeving van het ‘nieuwe’ intranet. Het intranet is gebouwd door leverancier ProImpact. Dit is dezelfde leverancier als van onze website. Hierdoor werken we met hetzelfde contentmanagementsysteem als voor de website en hoeven de redacteuren niet met twee verschillende systemen te leren werken.